A hatályos jogszabályok azonban megengedik, hogy az év folyamán bármikor új számlázót kezdjünk használni.Összegyűjtöttük a legfontosabb tudnivalókat, hogy mire érdemes odafigyelni a választás során.

Mikor váltsak online számlázó programot?

Bármikor. Váltás esetén ráadásul még arról sem kell gondoskodni, hogy a korábbi programból teljesen kiköltözzünk, hiszen a jogszabályok lehetőséget biztosítanak arra, hogy párhuzamosan akár több számlázót is használjunk. Érdemes viszonylag nyugodtabb periódusra időzíteni a váltást, így az új számlázó kiválasztása és belakása is sokkal átgondoltabban és zökkenőmentesebben tud zajlani.

Mikre érdemes odafigyelni a számlázó program kiválasztásánál?

Egy jó számlázó rengeteg adminisztrációs feladatot tud megspórolni a vállalkozásoknak és automatizálhatja a folyamatokat. A NAV Online adatszolgáltatási kötelezettség teljesítése ma már alapnak számít egy megbízható számlázó program esetén, azonban mégis érdemes ellenőrizni, hogy a kiválasztott rendszer megfelel-e a jogszabályi előírásoknak.

Minden vállalkozásnak tevékenységétől függően eltérő igényei lehetnek. Egy számlázótól nem ugyanazt várja el egy katás egyéni vállalkozó, mint egy nagy forgalmat bonyolító webáruház, vagy akár egy olyan gázszerelő, aki egész nap külső helyszínen tartózkodik.

A legoptimálisabb döntés meghozatalához tehát először fontos meghatározni, hogy mit tudjon a számlázó? Milyen funkciókra lesz feltétlenül szükség és mik azok a kényelmi megoldások, amelyek jelentős munkaórákat spórolhatnak meg nekünk?

Szeretnénk-e például, ha lenne ingyenes verziója? Szükség lesz-e e-számlák készítésére, vagy elegendő a hagyományos, papír alapú bizonylat? Van-e mód API összekötésre? Mennyire kompatibilis a számlázó a könyvelő által használt programmal? Adható-e hozzáférés a könyvelőnek és ezzel megspórolható-e a könyvelés előkészítése? Használható-e többféle számlatömb és számlasablon? Elhelyezhetünk-e logót a számlákon? Készíthetők-e díjbekérők, módosító számlák, sztornó számlák? Automatizálható-e a számlakiállítás? Lehetőség van-e tömeges számlafeltöltésre? Látom-e egy helyen a bevételeimet és kiadásaimat? Alkalmas-e devizás számlázásra? Tudok-e akár helyszínen is blokkot nyomtatni? Elérhető-e az adat import-export?

Miután pontosan meghatároztuk az igényeinket, jöhetnek a piszkos anyagiak. Vagyis, mennyibe fog kerülni a program? Elképzelhető, hogy akár teljesen ingyenes verziót is találunk, amely minden fontos dolgot tartalmaz, amire szükségünk van. Az árak vizsgálatánál jó megnézni, hogy vannak-e például mennyiségbeli korlátok? Limitálva van-e az e-számlák használata? Milyen csomagban érhető el az API és hány rendszerrel köthetem össze a számlázómat?

Amikor számlázóváltásban gondolkodunk, hasznos madártválatból szemlélni a lehetőségeket. Például elképzelhető, hogy idáig papír alapú számlákat készítettünk, melyeket nyomtatni, postázni és tárolni kellett, ami rengeteg plusz kiadás. A hagyományos számlák jó pár program esetén az ingyenes csomag részei, azonban az elektronikus számlára egészen csekély havi díjjal történő áttéréssel rengeteg időt és pénzt spórolhatunk. Az e-számlákat ugyanis nem kell nyomtatni, azonnal postázhatók elektronikus úton és tárolásuk is adat formájában történik.

Hogyan történik a számlázóváltás?

Online számlázó program váltásakor a vállalkozásnak a regisztráció során pontosan ki kell tölteni a cégadatokat és érdemes importálni a már meglévő partner- és termékadatokat.

Figyelni kell arra, hogy ha év közben cseréljük le a programot, akkor az új szoftverből kiállított első számla sorszáma 1 lesz. Viszont ha már készítettünk másik programmal is bizonylatot az adott évben, akkor rendelkezünk 1-es sorszámú számlával. A jogszabály ugyanakkor tiltja, hogy a két számla sorszáma azonos legyen. Ezt oly módon lehet kiküszöbölni, hogy új előtagot állítunk be számláinknak.

A könyvelés megkönnyítése érdekében a Billingóban például meghívó küldhető a könyvelőnek, így bármikor hozzáférhet számláinkhoz könyvelői fiókján keresztül. Továbbá, ha rendelkezünk Online számla regisztrációval, akkor össze kell párosítani új számlázó fiókunkat az adóhatóság rendszerével a zavartalan számlaadat-szolgáltatás biztosításáért. Ha még nem regisztráltunk, akkor azt mindenképp meg kell tenni az első számla kiállítása előtt és a NAV összekötést is el kell végezni.